Für diese vielseitige, verantwortungsvolle und spannende Position wird eine Kandidatin oder ein Kandidat gesucht, die/der ein ausgeprägtes Organisationstalent mitbringt und effizient sowie vorausschauend arbeitet. In einem lebhaften klinischen Umfeld unterstützen Sie die Chefarztsekretärin in administrativen und koordinativen Aufgaben und tragen mit Ihrer strukturierten Arbeitsweise wesentlich zum reibungslosen Ablauf im Institut für Anästhesie und Intensivmedizin bei. Ihre Flexibilität, Kommunikationsstärke und Ihr Engagement machen Sie zu einer zentralen Ansprechperson für verschiedene Berufsgruppen und interne Prozesse.
Aufgaben
- Unterstützung in jeglichen Bereichen der Chefarztsekretärin
- Mitorganisation des Terminkalenders der Chefärztin
- Telefonbedienung sowie Mail-Bearbeitung des Instituts für Anästhesie und Intensivmedizin
- Mitarbeit im PEP (Zeiterfassungssystem) inkl. Bearbeitung diverser Dienstpläne und deren Anpassungen
- Vorbereitung und Mitbetreuung der Neueintritte und -austritte verschiedener Berufsgruppen (Assistenzärzte, Pflegende etc.)
- Mitgestaltung interner Newsletter inkl. Versand
- Mitverwaltung des Intranets (z.B. Anpassungen ein- und ausgetretener Mitarbeiter, Hochladen verschiedener Dokumente wie Weisungen/SOPs, Dienstpläne etc.)
- Administrative Vor- und Nachbereitung diverser Sitzungen (Erstellung Traktandenlisten, Protokolle an richtige Empfänger versenden etc.)
- Vorbereitung von Power-Point Präsentationen
- Berichtsbearbeitung und -korrekturen inkl. elektronischer Versand
- Betreuung der Schmerzsprechstunde (Aufgebot, Triage, Recall etc.)
- Diverse administrative Aufgaben
Anforderungen
- Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich mit Zusatzausbildung als Spital- bzw. Arztsekretär/in
- Einige Jahre Berufserfahrung als Arztsekretär/in in einer ähnlichen Position
- Offene, motivierte und flexible Persönlichkeit
- Selbständige Arbeitsweise
- Empathische und kundenorientierte Arbeitsweise
- Organisationstalent
- Gute PC-Kenntnisse
- Stilsichere Deutschkenntnisse
- Versiert in Power-Point und Excel
- KISIM Erfahrung
- Flexibilität und Offenheit, kurzfristig Prioritäten neu zu setzen
- Freundliche, vertrauensvolle und engagierte Persönlichkeit
Unser Angebot
- Top-Lage mit Limmattalbahn, 4 S-Bahnen und 1 Buslinie in unmittelbarer Nähe
- LIMMI-Mobilitätskonzept: vergünstigte Mitarbeitenden-Parkplätze, Motorradparkplätze, abschliessbare Veloparkplätze
- ZVV-Bonus Pass / Z-Bonus Pass: attraktives ÖV-Abonnement für Mitarbeitende
- Ergebnisabhängiger Bonus
- Gesamtangebot im LIMMI Restaurant vergünstigt
- Personalunterkunft in Gehdistanz
- Vergünstigungen bei Partnern von A wie Apotheke bis Z wie Zügeln
- Grosszügige Lohnfortzahlung bei Krankheit und Unfall
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